W ubiegłym roku weszły w życie całkiem nowe zasady nadawania listów poleconych. Od teraz nie trzeba już kupować znaczków pocztowych, dzięki czemu możesz wysłać swój list jeszcze szybciej. Sprawdź, jak prawidłowo nadać list polecony i uzyskać pewność, że w terminie trafi do adresata.

Obraz przedstawiający, jak wygląda nadanie listu poleconego.

Jak nadać list polecony

Nadanie listu poleconego to usługa skierowana do wszystkich osób, którym zależy na uzyskaniu potwierdzenia korespondencji. Listy polecone wysyła się m.in. w sprawach urzędowych, biznesowych lub prawnych. Potwierdzenie odbioru listu poleconego stanowi w tym wypadku dowód, że wybrana osoba lub organ dołożyły wszelkich starań, by przekazać adresatowi określoną informację.

Potwierdzenie lub inaczej – pokwitowanie odbioru listu poleconego – pojawia się na dwóch etapach, tj. w pierwszej kolejności otrzymujemy pokwitowanie pracownika poczty, który przyjmuje przesyłkę, a następnie pokwitowanie odbioru przez adresata. Adresat potwierdza odbiór listu poleconego bezpośrednio w obecności listonosza lub na poczcie (np. po otrzymaniu awizo).

Potwierdzenia są tutaj szczególnie istotne, gdyż w pewnym sensie zdejmują odpowiedzialność z nadawcy listu poleconego. Gdy dysponuje podpisem pracownika poczty – może udowodnić, że przekazał list do wysłania, z kolei dysponowanie podpisem adresata udowadnia, że ten otrzymał wiadomość. Zwrotne potwierdzenie odbioru może stanowić dowód wysłania korespondencji zarówno w postępowaniu komorniczym, postępowaniu przygotowawczym lub postępowaniu przed sądem.

W dzisiejszych czasach każdy list polecony oznaczony jest unikalnym identyfikatorem (numerem), którego status możesz śledzić za pośrednictwem internetu. Dzięki temu możesz dowiedzieć się, gdzie znajduje się Twój list i kiedy jego doręczenie zostanie zrealizowane.

Jeżeli chcesz nadać list polecony, musisz:

  1. przygotować list i kopertę,
  2. wypełnić potwierdzenie nadania (znajdziesz je na każdej poczcie),
  3. przekazać list pracownikowi poczty w okienku,
  4. opłacić przesyłkę.

1. Przygotowanie listu i koperty do przesyłki poleconej

Wiesz już, że listem poleconym wysyła się przede wszystkim poważniejsze informacje np. korespondencję prawną lub urzędową. Ale nie jest to konieczność. Tę formę przesyłki możemy równie dobrze wykorzystać w celu przekazania zwykłej, prywatnej informacji pisemnej lub graficznej.

Co istotne – list polecony nadaje się inaczej niż zwykły list. Nie należy wrzucać go do skrzynki pocztowej.

List polecony nadajemy „w okienku”, w jednym z tysięcy dostępnych urzędów pocztowych. Zwróć uwagę, że część z nich, szczególnie w większych ośrodkach miejskich, pracuje w trybie 24/7.

Zacznijmy jednak od podstaw – do nadania listu poleconego potrzebujesz przede wszystkim swojego dokumentu oraz koperty.

Koperty na list polecony mogą mieć trzy podstawowe formaty:

  • S
  • M
  • L

Klasyfikacja dotyczy wysokości, szerokości oraz długości przesyłki i ma znaczenie przede wszystkim przy naliczeniu opłaty za nadanie listu poleconego – jednak nie musisz zaprzątać sobie nimi głowy. Po prostu – wybierz kopertę, która mniej więcej pasuje do zawartości, którą zamierzasz wysłać. Co ciekawe – przesyłka polecona może mieć również formę niewielkiej paczki lub rulonu. Jeżeli chcesz nadać listem poleconym przesyłkę o niestandardowych wymiarach, najlepiej zapytać o to pracownika poczty, który doradzi najlepsze rozwiązanie.

Rodzaj koperty na list powinien być przede wszystkim dopasowany do jego charakteru – gdy wysyłasz delikatny przedmiot np. płytę dvd lub inny nośnik pamięci, wybierz kopertę bąbelkową. Jeżeli zależy Ci, by dokumenty trafiły do adresata bez nieestetycznych zagięć – wybierz kopertę kartonową.

Warto przy tym podkreślić że masa listu poleconego nie może przekroczyć 2 kilogramów.

Jak prawidłowo zaadresować kopertę? To bardzo proste.

W lewym górnym rogu frontu koperty wpisujemy dane nadawcy (czyli Twoje), po kolei:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • nazwa miejscowości,
  • kod pocztowy.

W prawym dolnym rogu frontu koperty wpisujemy dane adresata (czyli osoby do której wysyłasz list), po kolei.:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • nazwa miejscowości,
  • kod pocztowy.

W przypadku wysyłania korespondencji do urzędu, firmy lub innej instytucji – zamiast imienia i nazwiska wpisujemy po prostu jej nazwę.

W prawym górnym rogu koperty kiedyś należało przykleić odpowiednie znaczki – jednak w dzisiejszych czasach nie ma już obowiązku naklejania znaczków pocztowych. Od 2021 roku znaczki pocztowe są systematycznie wycofywane z użycia. Na kopercie znajdzie się za to specjalna nalepka „R”, jednak przykleja ją pracownik poczty i sam nie musisz w ogóle o tym myśleć, wystarczy że opłacisz przesyłkę. Znaczki wykorzystujemy teraz tylko na listach zwykłych (tych wrzucanych do skrzynki) oraz do celów kolekcjonerskich.

W najbliższym czasie czeka Cię konieczność wysyłania wielu listów? Sprawdź, gdzie kupić znaczki pocztowe.

2. Wypełnianie potwierdzenie nadania listu poleconego

Masz już gotową kopertę i list? Świetnie. Musisz jeszcze tylko wypełnić potwierdzenie nadania. Należy tu wpisać dokładnie te same dane, które znajdują się na kopercie.

Potwierdzenie nadania listu poleconego wygląda następująco:

Obraz przedstawiający, jak wygląda potwierdzenie nadania listu poleconego.

Druk znajdziesz najczęściej przy okienku lub w innych miejscach urzędu pocztowego. Jeżeli go tam nie ma – poproś pracownika poczty o wydanie Ci egzemplarza.

Zacznij od wpisania danych nadawcy (czyli swoich) i adresata (czyli osoby, do której wysyłasz list). Następnie zaznacz znakiem X, czy chcesz otrzymać potwierdzenie doręczenia albo zwrotu w formie sms lub e-mail. Jeżeli tak, podaj swój numer telefonu lub adres poczty elektronicznej. Następnie zaznacz znakiem X, czy chcesz otrzymać potwierdzenie odbioru oraz czy interesuje Cię przesyłka trybem priorytetowym. Resztę wypełni pracownik poczty.

Numer potwierdzenia nadania, który znajdziesz na górze umożliwi Ci śledzenie przesyłki przez stronę internetową Poczty Polskiej. Potwierdzenie nadania stanowi też podstawę do wniesienia reklamacji, gdy Twoja przesyłka nie zostanie dostarczona – dlatego zachowaj go aż do momentu, w którym otrzymasz potwierdzenie odbioru.

3. Przekazane listu poleconego pracownikowi poczty w okienku

Następnie należy przekazać zamkniętą kopertę wraz z potwierdzeniem nadania pracownikowi poczty w okienku. Pracownik zważy przesyłkę i odpowiednio ją zaklasyfikuje. Jeżeli zobaczy jakieś błędy – poprosi Cię o uzupełnienie niezbędnych danych.

4. Opłacenie przesyłki listu poleconego

Na podstawie wielkości przesyłki oraz jej wagi naliczana jest cena wysłania listu poleconego. Będzie to najczęściej kwota w przedziale od kilku do kilkunastu złotych. Jeżeli interesują Cię szczegóły – dokładne informacje znajdziesz w kalkulatorze cen na stronie Poczty Polskiej S.A. – http://cennik.poczta-polska.pl/usluga,krajowy_przesylka_polecona.html lub w cenniku w formacie .pdf – https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2013/11/Cennik-Us%C5%82ug-Powszechnych-w-obrocie-krajowym-i-zagranicznym-01.2022.pdf.

Terminy doręczenia listu poleconego

List polecony priorytetowy zostanie doręczony następnego dnia roboczego po dniu nadania, o ile uda Ci się go nadać do godziny 15:00. Jeżeli nie, należy doliczyć do tego kolejny dzień.

List polecony ekonomiczny zostanie doręczony w terminie trzech dni roboczych po dniu nadania.

Należy przy tym podkreślić, że są to terminy orientacyjne i Poczta Polska nigdzie nie gwarantuje, że uda jej się doręczyć Twoją przesyłkę w w/w terminie. Pamiętaj, że koszt wysłania listu poleconego priorytetowego jest wyższy.

Chciałbyś pracować na poczcie? Sprawdź, ile zarabia listonosz.