Wszystkie transakcje przedsiębiorstwa w danym okresie rozliczeniowym powinny zostać potwierdzone fakturą. Niestety – często zdarza się, że faktura zostaje zagubiona lub ulega zniszczeniu. Co zrobić w takiej sytuacji? Do czego służy duplikat faktury i jak powinien wyglądać? Jak wystawić duplikat faktury? Dowiesz się z tego artykułu.
Duplikat faktury co to jest
Podstawowym zadaniem faktur jest udokumentowanie zdarzeń gospodarczych, które podejmuje przedsiębiorstwo. Faktury stanowią też podstawę do rozliczeń podatkowych (zarówno naliczania należnego podatku, jak też ewentualnego zwrotu).
Gdy przeprowadzamy analizę dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie, wszystkie dane powinny się zgadzać. Jednak rzeczywistość często nas zaskakuje. Może zdarzyć się przecież, że faktura zaginie lub np. zostanie omyłkowo zniszczona.
Warto wiedzieć: jeżeli jesteś wystawcą faktury (sprzedawcą), która została zagubiona lub zniszczona nie musisz wystawiać duplikatu. Taki fakt odnotowuje się za pomocą noty wyjaśniającej. Duplikat faktury jest istotny tylko z punktu widzenia nabywcy.
W sytuacji utraty oryginalnej faktury przez nabywcę, należy czym prędzej wnioskować o wystawienie duplikatu faktury. Dzięki temu przywrócimy porządek w dokumentach księgowych. Dysponowanie fakturami potwierdzającymi nabycie towarów i usług to podstawa w momencie składania deklaracji VAT oraz ubiegania się o odliczenia określonych kwot podatku.
Duplikat faktury – to równoważny do standardowej faktury dokument księgowy, którego celem jest odtworzenie treści wcześniej istniejącego dokumentu. Dane na duplikacie powinny być w 100% zgodne z informacjami na oryginalnej fakturze – jedyną różnicą jest tu tytuł dokumentu, który powinien zawierać słowo „DUPLIKAT” oraz data wystawienia. Przedsiębiorca posługujący się prawidłowo wystawionym duplikatem faktury ma te same prawa i obowiązki, co w przypadku posługiwania się oryginałem. Wystawienie duplikatu faktury umożliwia utrzymanie porządku w dokumentach księgowych, a co najważniejsze – chroni nas przed konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego.
Podstawą prawną do wystawiania duplikatu faktury jest art. 106l Ustawy o podatku VAT. Zgodnie z treścią artykułu możemy wystawić duplikat faktury na wniosek nabywcy w przypadku jej zagubienia lub zniszczenia.
Ustawa nie narzuca konkretnej formy wnioskowania o duplikat faktury – wobec tego należy uznać, że taki wniosek może przybrać formę ustną.
Duplikat należy przechowywać z pozostałymi fakturami na zasadach ogólnych – tj. w okresie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku.
Duplikat faktury wystawiony na wniosek nabywcy towaru lub usługi sprzedawca dołącza do oryginalnej wersji dokumentu. To tylko sposób na zachowanie porządku w dokumentach, gdyż ze strony sprzedawcy duplikat nie rodzi żadnych skutków podatkowych (liczy się zaksięgowany oryginał).
Dlaczego wystawia się duplikat faktury
Podstawowym powodem wystawiania duplikatów faktur są kwestie podatkowe. Jeżeli nie dysponujemy fakturą, która potwierdza wybraną transakcję, nie możemy od niej odliczyć podatku VAT. Oprócz tego, w razie kontroli skarbowej, możemy zostać ukarani.
Gdy nie dysponujemy fakturami – musimy dokonać korekty złożonych już deklaracji VAT. To dużo trudniejsze i zdecydowanie bardziej pracochłonne zadanie, niż wystawienie duplikatu faktury.
Jak wystawić duplikat faktury
Wystawienie duplikatu faktury to nic trudnego. Jeżeli korzystasz z jednego z popularnych programów do fakturowania – wystarczy, że wybierzesz zrealizowaną już transakcję i wybierzesz opcję wydruku duplikatu faktury. I to wszystko – teraz wystarczy już, że przekażesz fakturę podmiotowi, który o nią wnioskuje.
Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby duplikat wystawić ręcznie – np. na wzorze w programie Exel, z którego korzystasz na co dzień. Pamiętaj tylko, aby upewnić się, że treść duplikatu w pełni odpowiada treści oryginalnej faktury i zawiera sformułowanie „duplikat”. Jedyną różnicą będzie tu data – w tym miejscu wpisujemy datę wystawienia duplikatu faktury, a nie datę wystawienia faktury oryginalnej.
Każdy przedsiębiorca prędzej czy później przekona się, że utrzymywanie porządku w dokumentach księgowych to kluczowa kwestia dla funkcjonowania jego firmy. Dlatego w przypadku zniszczenia, zagubienia lub utraty dokumentów należy niezwłocznie je odtworzyć.
Masz problem z nieopłaconymi fakturami? Sprawdź, co to jest faktura proforma.