Je┼╝eli nie jest to Tw├│j pierwszy kontakt z przedsi─Öbiorczo┼Ťci─ů, na pewno wiesz ju┼╝, ┼╝e w polskim systemie gospodarczym funkcjonuj─ů najr├│┼╝niejsze dokumenty ksi─Ögowe i finansowe. Niekt├│re z nich s─ů odg├│rnie regulowane przez prawo i ich wystawianie jest obowi─ůzkowe, niekt├│re pe┼éni─ů tylko funkcje wewn─Ötrze lub uzupe┼éniaj─ůce. Rodzaj dokument├│w, kt├│rymi pos┼éuguje si─Ö firma zale┼╝y przede wszystkim od jej konstrukcji prawnej (np. wybranego rodzaju opodatkowania). Najwi─Öcej firm wystawia rachunki oraz w┼éa┼Ťnie faktury. Na niekt├│rych z nich znajdziesz te┼╝ dopisek „pro forma”. Co oznacza taki dokument i jak go rozumie─ç? Kiedy nale┼╝y wystawi─ç faktur─Ö proform─Ö, a kiedy nie zawraca─ç sobie tym g┼éowy? Dowiesz si─Ö z tego artyku┼éu.

Obraz przedstawiaj─ůcy, co to jest faktura proforma.

Co to jest faktura proforma

Faktura proforma – to pisemna zapowied┼║ w┼éa┼Ťciwej faktury. W przeciwie┼ästwie do „pe┼énoprawnych” dokument├│w ksi─Ögowych, mamy tu jednak do czynienia z du┼╝o wi─Öksz─ů dowolno┼Ťci─ů, brakiem konieczno┼Ťci zap┼éaty jakichkolwiek podatk├│w oraz relatywnie wysokim prawdopodobie┼ästwem, ┼╝e opisywana w niej transakcja w og├│le nie dojdzie do skutku.

Faktura proforma wygl─ůda niemal┼╝e tak samo, jak ka┼╝da inna faktura. Wi─Ökszo┼Ť─ç przedsi─Öbiorc├│w wykorzystuje nawet t─Ö sam─ů szat─Ö graficzn─ů dokumentu, co przy zwyk┼éych fakturach.

W proformie znajdziemy r├│wnie┼╝ bardzo podobne dane, czyli np. oznaczenie produktu lub us┼éugi, oznaczenie terminu p┼éatno┼Ťci, oznaczenie stron transakcji.

Zwr├│─ç jednak uwag─Ö, ┼╝e na dokumencie zamiast popularnego numeru (lub innego znaku porz─ůdkowego) widnieje napis „proforma„. Faktura proforma mo┼╝e zosta─ç wystawiona tylko przed otrzymaniem zap┼éaty lub zaliczki. Wystawianie dokument├│w tego typu jest ca┼ékowicie dobrowolne i mog─ů one przybiera─ç zar├│wno posta─ç papierow─ů, jak i elektroniczn─ů.

W jakim celu wystawia si─Ö faktur─Ö pro form─Ö

Na rynku spotkasz mn├│stwo podmiot├│w, kt├│re pos┼éuguj─ů si─Ö proform─ů. Dzieje si─Ö tak przede wszystkim dlatego, ┼╝e taki dokument uwiarygadnia sprzedaj─ůcego w oczach klienta, a jednocze┼Ťnie nie rodzi ┼╝adnych skutk├│w prawnych. Nieop┼éaconej proformy nie trzeba nigdzie zg┼éasza─ç, nie trzeba jej korygowa─ç, nie trzeba odprowadza─ç podatk├│w.

Wystawienie faktury proforma umo┼╝liwia przedsi─Öbiorcy:

  • poinformowanie potencjalnego klienta o kosztach produktu/us┼éugi,
  • poinformowanie o terminie p┼éatno┼Ťci,
  • poinformowanie o konstrukcji w┼éa┼Ťciwej faktury,
  • udost─Öpnienie pe┼énych danych firmy.

Wielu przedsi─Öbiorc├│w pos┼éuguje si─Ö proformami w celu utrzymania porz─ůdku w dokumentach ksi─Ögowych. Gdy zdarzy si─Ö sytuacja, w kt├│rej potencjalny klient si─Ö rozmy┼Ťli – proforma pozostanie po prostu nieop┼éacona i nie trzeba nic wi─Öcej robi─ç. Dopiero w momencie op┼éacenia proformy mamy do czynienia z zawarciem umowy oraz obowi─ůzkiem wykonania us┼éugi lub wydania towaru.

G┼é├│wnym celem proformy jest dok┼éadniejsze przedstawienie oferty. Dzi─Öki niej potencjalny klient dowie si─Ö, jak b─Ödzie wygl─ůda┼é ostateczny dokument, pozna dok┼éadne dane sprzedaj─ůcego, oznaczenie zam├│wionych towar├│w i us┼éug, a tak┼╝e ostateczne koszty zawieranej umowy. Dane zawarte w proformie umo┼╝liwiaj─ů te┼╝ potencjalnym nabywcom dokonania sprawdze┼ä kontrahenta w dost─Öpnych bazach i rejestrach (np. CEIDG, rejestry d┼éu┼╝nik├│w, opinie publikowane w internecie).

Dokument pe┼éni wi─Öc funkcj─Ö informacyjn─ů i marketingow─ů (pomaga zdoby─ç zaufanie potencjalnego klienta).

Prowadzisz biznes? Sprawd┼║, ile mo┼╝esz zaoszcz─Ödzi─ç wybieraj─ůc najlepsze konto firmowe.

Jak działa faktura proforma

Jak dzia┼éa taki dokument? Wystawienie proformy nie rodzi ┼╝adnych obowi─ůzk├│w prawnych. Dopiero op┼éacona proforma skutkuje zawarciem umowy kupna/sprzeda┼╝y pomi─Ödzy stronami oraz zaakceptowaniem przedstawionej w niej oferty.

Osoba wystawiaj─ůca proform─Ö nie musi odprowadza─ç podatku VAT do urz─Ödu skarbowego i wykazywa─ç jej jako swojego przychodu. Z kolei kupuj─ůcy nie mo┼╝e odliczy─ç od proformy podatku VAT ani uzna─ç jej za koszt funkcjonowania firmy. Proforma nie stanowi te┼╝ dowodu transakcji i nie rodzi ┼╝adnych roszcze┼ä wobec jej odbiorcy.

Warto przy tym podkre┼Ťli─ç, ┼╝e proforma w ┼╝aden spos├│b nie zast─Öpuje tradycyjnej faktury. Podatnik, po op┼éaceniu proformy jest zobowi─ůzany do wystawienia w┼éa┼Ťciwej faktury na zasadach okre┼Ťlonych przepisami (czyli do 15 dnia kolejnego miesi─ůca).

Faktura proforma mo┼╝e obejmowa─ç pe┼én─ů kwot─Ö zam├│wienia, albo jego fragment (np. w formie zaliczki).

Co powinna zawiera─ç pro forma

Faktura proforma powinna zawiera─ç:

  • tytu┼é (z wyra┼║n─ů adnotacj─ů „proforma”)
  • numer
  • dat─Ö
  • oznaczenie stron (sprzedawca/nabywca),
  • oznaczenie przedmiotu transakcji (nazwa towaru/us┼éug),
  • cen─Ö (jednostkow─ů oraz za ca┼éo┼Ť─ç),
  • warto┼Ť─ç netto,
  • warto┼Ť─ç brutto,
  • wysoko┼Ť─ç podatku VAT.

W fakturze proforma nale┼╝y r├│wnie┼╝ jasno wskaza─ç termin p┼éatno┼Ťci oraz jej form─Ö (np. p┼éatno┼Ť─ç got├│wk─ů, przelewem). W przypadku p┼éatno┼Ťci wykonywanych przelewem bankowym dobr─ů praktyk─ů jest te┼╝ umieszczenie w tre┼Ťci faktury numeru rachunku, na kt├│ry maj─ů zosta─ç przekazane pieni─ůdze.

Chcesz lepiej pozna─ç sposoby funkcjonowania przedsi─Öbiorstw? Sprawd┼║, co oznaczaj─ů skr├│ty CEO CFO CSO.

Skutki wystawienia faktury pro forma

Nie istniej─ů ┼╝adne regulacje prawne, okre┼Ťlaj─ůce wygl─ůd proformy. Jednak maj─ůc na uwadze jej cel, wygl─ůd powinien w jak najwi─Ökszym stopniu przypomina─ç dokument, kt├│ry wystawisz klientowi po dokonaniu transakcji.

Faktur proforma nie trzeba wykazywa─ç w ewidencji ksi─Ögowej. Nie wpisujemy jej do ksi─ůg, nie mamy te┼╝ obowi─ůzku zap┼éaty wskazanego podatku VAT. To samo dotyczy nabywcy. Nie mo┼╝e on zaksi─Ögowa─ç proformy jako swojego kosztu lub odliczy─ç wskazanego w niej podatku (dlatego nawet po op┼éaceniu proformy konieczne jest wystawienie w┼éa┼Ťciwej faktury).

Proforma nie stanowi dowodu wykonania us┼éugi lub wydania towaru. Klient mo┼╝e, ale nie musi, jej op┼éaca─ç. Na podstawie otrzymanej proformy mo┼╝e te┼╝ przekona─ç si─Ö, czy akceptuje jej tre┼Ť─ç i podj─ů─ç ewentualne negocjacje z podmiotem wystawiaj─ůcym.

Funkcjonowanie faktury proforma nie jest uregulowane ┼╝adnymi przepisami prawa. To uzupe┼énienie funkcjonuj─ůcego w Polsce systemu gospodarczego. Wielu przedsi─Öbiorc├│w traktuje proformy w kategorii za┼é─ůcznika do wysy┼éanej oferty.

Dzi─Öki niej potencjalny klient otrzymuje wszystkie niezb─Ödne informacje o planowanej transakcji i ┼éatwiej mu wyobrazi─ç sobie jej przebieg. Czasami wykorzystuje si─Ö j─ů do przypomnienia o terminie zap┼éaty lub jako wezwanie do zap┼éaty.

Nie ma ┼╝adnych jednoznacznych wskaza┼ä, kiedy nale┼╝y wystawi─ç proform─Ö, a kiedy nie. Warto przy tym podkre┼Ťli─ç, ┼╝e w┼éa┼Ťciw─ů form─ů dokumentu po otrzymaniu zaliczki lub w┼éa┼Ťciwej zap┼éaty od klienta jest pe┼énoprawna faktura VAT.

Porz─ůdkujesz swoje sprawy podatkowe? Sprawd┼║, jak unikn─ů─ç p┼éacenia podatku od sprzeda┼╝y nieruchomo┼Ťci.