Wszystkie transakcje przedsi─Öbiorstwa w danym okresie rozliczeniowym powinny zosta─ç potwierdzone faktur─ů. Niestety – cz─Östo zdarza si─Ö, ┼╝e faktura zostaje zagubiona lub ulega zniszczeniu. Co zrobi─ç w takiej sytuacji? Do czego s┼éu┼╝y duplikat faktury i jak powinien wygl─ůda─ç? Jak wystawi─ç duplikat faktury? Dowiesz si─Ö z tego artyku┼éu.

Obraz przedstawiaj─ůcy, jak wygl─ůda duplikat faktury.

Duplikat faktury co to jest

Podstawowym zadaniem faktur jest udokumentowanie zdarze┼ä gospodarczych, kt├│re podejmuje przedsi─Öbiorstwo. Faktury stanowi─ů te┼╝ podstaw─Ö do rozlicze┼ä podatkowych (zar├│wno naliczania nale┼╝nego podatku, jak te┼╝ ewentualnego zwrotu).

Gdy przeprowadzamy analiz─Ö dokument├│w ksi─Ögowych w przedsi─Öbiorstwie, wszystkie dane powinny si─Ö zgadza─ç. Jednak rzeczywisto┼Ť─ç cz─Östo nas zaskakuje. Mo┼╝e zdarzy─ç si─Ö przecie┼╝, ┼╝e faktura zaginie lub np. zostanie omy┼ékowo zniszczona.

Warto wiedzie─ç: je┼╝eli jeste┼Ť wystawc─ů faktury (sprzedawc─ů), kt├│ra zosta┼éa zagubiona lub zniszczona nie musisz wystawia─ç duplikatu. Taki fakt odnotowuje si─Ö za pomoc─ů noty wyja┼Ťniaj─ůcej. Duplikat faktury jest istotny tylko z punktu widzenia nabywcy.

W sytuacji utraty oryginalnej faktury przez nabywc─Ö, nale┼╝y czym pr─Ödzej wnioskowa─ç o wystawienie duplikatu faktury. Dzi─Öki temu przywr├│cimy porz─ůdek w dokumentach ksi─Ögowych. Dysponowanie fakturami potwierdzaj─ůcymi nabycie towar├│w i us┼éug to podstawa w momencie sk┼éadania deklaracji VAT oraz ubiegania si─Ö o odliczenia okre┼Ťlonych kwot podatku.

Duplikat faktury – to r├│wnowa┼╝ny do standardowej faktury dokument ksi─Ögowy, kt├│rego celem jest odtworzenie tre┼Ťci wcze┼Ťniej istniej─ůcego dokumentu. Dane na duplikacie powinny by─ç w 100% zgodne z informacjami na oryginalnej fakturze – jedyn─ů r├│┼╝nic─ů jest tu tytu┼é dokumentu, kt├│ry powinien zawiera─ç s┼éowo „DUPLIKAT” oraz data wystawienia. Przedsi─Öbiorca pos┼éuguj─ůcy si─Ö prawid┼éowo wystawionym duplikatem faktury ma te same prawa i obowi─ůzki, co w przypadku pos┼éugiwania si─Ö orygina┼éem. Wystawienie duplikatu faktury umo┼╝liwia utrzymanie porz─ůdku w dokumentach ksi─Ögowych, a co najwa┼╝niejsze – chroni nas przed konsekwencjami ze strony Urz─Ödu Skarbowego.

Podstaw─ů prawn─ů do wystawiania duplikatu faktury jest art. 106l Ustawy o podatku VAT. Zgodnie z tre┼Ťci─ů artyku┼éu mo┼╝emy wystawi─ç duplikat faktury na wniosek nabywcy w przypadku jej zagubienia lub zniszczenia.

Ustawa nie narzuca konkretnej formy wnioskowania o duplikat faktury – wobec tego nale┼╝y uzna─ç, ┼╝e taki wniosek mo┼╝e przybra─ç form─Ö ustn─ů.

Duplikat nale┼╝y przechowywa─ç z pozosta┼éymi fakturami na zasadach og├│lnych – tj. w okresie 5 lat od ko┼äca roku kalendarzowego, w kt├│rym up┼éyn─ů termin p┼éatno┼Ťci podatku.

Duplikat faktury wystawiony na wniosek nabywcy towaru lub us┼éugi sprzedawca do┼é─ůcza do oryginalnej wersji dokumentu. To tylko spos├│b na zachowanie porz─ůdku w dokumentach, gdy┼╝ ze strony sprzedawcy duplikat nie rodzi ┼╝adnych skutk├│w podatkowych (liczy si─Ö zaksi─Ögowany orygina┼é).

Dlaczego wystawia si─Ö duplikat faktury

Podstawowym powodem wystawiania duplikat├│w faktur s─ů kwestie podatkowe. Je┼╝eli nie dysponujemy faktur─ů, kt├│ra potwierdza wybran─ů transakcj─Ö, nie mo┼╝emy od niej odliczy─ç podatku VAT. Opr├│cz tego, w razie kontroli skarbowej, mo┼╝emy zosta─ç ukarani.

Gdy nie dysponujemy fakturami – musimy dokona─ç korekty z┼éo┼╝onych ju┼╝ deklaracji VAT. To du┼╝o trudniejsze i zdecydowanie bardziej pracoch┼éonne zadanie, ni┼╝ wystawienie duplikatu faktury.

Jak wystawi─ç duplikat faktury

Wystawienie duplikatu faktury to nic trudnego. Je┼╝eli korzystasz z jednego z popularnych program├│w do fakturowania – wystarczy, ┼╝e wybierzesz zrealizowan─ů ju┼╝ transakcj─Ö i wybierzesz opcj─Ö wydruku duplikatu faktury. I to wszystko – teraz wystarczy ju┼╝, ┼╝e przeka┼╝esz faktur─Ö podmiotowi, kt├│ry o ni─ů wnioskuje.

Nic nie stoi te┼╝ na przeszkodzie, aby duplikat wystawi─ç r─Öcznie – np. na wzorze w programie Exel, z kt├│rego korzystasz na co dzie┼ä. Pami─Ötaj tylko, aby upewni─ç si─Ö, ┼╝e tre┼Ť─ç duplikatu w pe┼éni odpowiada tre┼Ťci oryginalnej faktury i zawiera sformu┼éowanie „duplikat”. Jedyn─ů r├│┼╝nic─ů b─Ödzie tu data – w tym miejscu wpisujemy dat─Ö wystawienia duplikatu faktury, a nie dat─Ö wystawienia faktury oryginalnej.

Ka┼╝dy przedsi─Öbiorca pr─Ödzej czy p├│┼║niej przekona si─Ö, ┼╝e utrzymywanie porz─ůdku w dokumentach ksi─Ögowych to kluczowa kwestia dla funkcjonowania jego firmy. Dlatego w przypadku zniszczenia, zagubienia lub utraty dokument├│w nale┼╝y niezw┼éocznie je odtworzy─ç.

Masz problem z nieopłaconymi fakturami? Sprawdź, co to jest faktura proforma.