Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu
Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu

Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu

Aktualizacja: 1 lutego 2024

Rozliczenie mediów po zakończeniu najmu często sprawia sporo problemów. W końcu z korzystaniem z lokalu wiąże się mnóstwo najróżniejszych opłat. Które z nich powinny zostać pokryte przez wynajmującego, a które przez najemcę? Jak prawidłowo obliczyć wysokość opłat za media po zakończeniu najmu? Jak usprawnić ten proces w przyszłości? Dowiesz się z tego artykułu.

Obraz przedstawiający, jak wygląda rozliczenie mediów po zakończeniu najmu.

Na czym polega rozliczenie mediów po zakończeniu najmu

Sposób dokonywania opłat za poszczególne media powinien zostać jasno sprecyzowany w umowie najmu. Niestety – często mamy do czynienia z sytuacją, w której nie jest to taki proste, gdyż zobowiązania wobec dostawców mediów mają różne terminy i formy dokonywania płatności.

Opłaty za media mogą mieć formę miesięczną, kwartalną, a w niektórych przypadkach nawet roczną. Do tego dochodzi mnóstwo problemów ze stawkami naliczanymi w formie ryczałtu lub prognozy zużycia w poprzednich okresach. Przy tym sposobie rozliczenia, właściciel nieruchomości otrzymuje okresowe powiadomienia o zaistniałej niedopłacie lub nadpłacie.

Co zrobić w sytuacji, w której wynajmujący już po zakończeniu umowy dowiedział się o wyższych kosztach, które wygenerował najemca?

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie systemu pobierania opłat za media, który uchroni Cię przed nieprzyjemnymi niespodziankami. Szczegóły znajdziesz poniżej.

Jakie media podlegają rozliczeniu po zakończeniu najmu

Podstawowa zasada jest prosta – obie strony umowy powinny dokładnie wiedzieć, kto za co płaci. Jeżeli dobrze skonstruujesz swoją umowę, unikniesz mnóstwa niedomówień, problemów i nieprzyjemności. Postanowienia umowy najmu powinny być jasne i jednoznaczne. Jeżeli masz trudności z samodzielnym ustaleniem zapisów umowy najmu, skonsultuj się z zawodowym prawnikiem. Wspólnie przygotujecie szablon, z którego następnie będziesz mógł korzystać w przypadku wszystkich swoich najemców.

Pierwszym krokiem przy konstruowaniu zapisów umowy, które odnoszą się do rozliczenia po zakończeniu najmu, powinno być sprecyzowanie wszystkich opłat, które są związane z Twoim lokalem.

Po zakończeniu najmu należy rozliczyć następujące media:

  • energia elektryczna,
  • gaz,
  • ogrzewanie,
  • woda,
  • abonament telefoniczny, internetowy, telewizyjny.

Chcesz zabezpieczyć się przed potencjalnymi problemami z najemcą? Sprawdź, na czym polega najem okazjonalny.

Jak pobierać opłaty za media od najemcy

Pobieranie opłat związanych z korzystaniem lokalu stanowi nie lada wyzwanie. Przede wszystkim dlatego, że taryfy często się zmieniają, a potrzeby każdego wynajmującego nieco się od siebie różnią. Zwróć uwagę, że zupełnie inaczej wygląda sytuacja np. poboru energii w przypadku wynajmowania kawalerki dla jednej osoby, a zupełnie inaczej w przypadku wynajmowania kilkupokojowego mieszkania dla rodziny z dziećmi.

Najpopularniejsze metody pobierania opłat za media od najemcy to:

  1. przepisanie rachunków na najemcę,
  2. opłacanie rachunków przez właściciela,
  3. naliczanie ryczałtowej opłaty za media na najemcę.

Bez różnicy, którą z nich zdecydujesz się zastosować u siebie – dobrą praktyką jest stosowanie zabezpieczenia w postaci kaucji. Kaucja to zwrotne świadczenie, które przysługuje właścicielowi mieszkania w przypadku naruszenia zapisów umowy lub zniszczeń powstałych w trakcie korzystania z lokalu. Wysokość kaucji oraz sposoby jej wykorzystania również muszą zostać dokładnie opisane w umowie najmu.

1. Przepisanie rachunków za media na najemcę

Na pierwszy rzut oka to najlepsze rozwiązanie. Szczególnie w przypadku osób, które dysponują więcej niż jedną nieruchomością i nie chcą poświęcać czasu i energii na comiesięczne rozliczenia.

Ta metoda opiera się na przepisaniu rachunków na najemcę i zobowiązaniu go (w umowie) do pokrywania kosztów korzystania z mediów dostępnych w nieruchomości. W razie jakichkolwiek problemów ze spłatą należności – dostawca przeprowadzi postępowanie windykacyjne wobec niego, a nie wobec właściciela nieruchomości.

Oczywiście, całkowite wyłączenie odpowiedzialności i konsekwencji dla właściciela jest tutaj niemożliwie. Pamiętaj, że w przypadku rażących naruszeń w terminach płatności, wybrane media zostaną po prostu „odcięte” od nieruchomości.

Istnieje też pewna modyfikacja tej metody – polegająca na przesyłaniu najemcy rachunków wystawionych na dane właściciela. Wówczas każdego miesiąca należy przekazać mu dane i dokumenty niezbędne do dokonania płatności. Zarówno forma, jak i termin opłaty za media powinny zostać jasno określone w umowie najmu.

2. Opłacanie rachunków za media przez właściciela

Jednak większość właściciela woli opłacać rachunki samodzielnie.

Dzieje się tak przede wszystkim z uwagi na ograniczone zaufanie do osób wynajmujących lokal. W końcu każde opóźnienie płatności za media może generować dodatkowe koszty (np. odsetki), a w konsekwencji prowadzić nawet do zerwania umowy z dostawcą (podpisanie nowej umowy dla zadłużonego adresu może być bardzo trudne lub wręcz niemożliwe).

W tym wypadku właściciel pokrywa bieżące opłaty „ze swojej kieszeni”, a następnie domaga się ich pokrycia od najemcy.

Ta metoda zakłada pełną odpowiedzialność właściciela lokalu. To jego dane znajdują się na rachunkach i w razie zaległości musi liczyć się ze wszystkimi konsekwencjami. Należy też podkreślić, że w przypadku dysponowania większą liczbą lokali – uregulowanie wszystkich opłat każdego miesiąca może zajmować mnóstwo czasu.

Największym plusem takiego rozwiązania jest bezpieczeństwo właściciela. W końcu samodzielne dokonywanie płatności zapewnia nam pewność, że wszystkie zobowiązania zostały uregulowane w terminie.

Największym problemem jest konieczność regularnego „zamrażania” części gotówki przynajmniej na kilka dni. Owszem – zgodnie z zapisami umowy najmu prędzej czy później dojdzie do rozliczenia, jednak pieniądze na rachunki właściciel musi wyłożyć „z góry”.

3. Naliczanie ryczałtowej opłaty za media na najemcę

W tym wypadku po prostu podnosimy opłaty, które pobieramy każdego miesiąca od najemcy do założonego przez nas poziomu. Właściciele szacują, że ogólne koszty mediów wynoszą zazwyczaj określoną kwotę (np. 300 zł, 500 zł itd.) i o tyle zwiększają „czynsz” najemcy.

Gdy w dłuższym terminie pojawia się różnica, właściciel może żądać jej uregulowania przez osobę korzystającą z nieruchomości. Powinno to działać w dwie strony – czyli np. zwrot pieniędzy dla najemcy z tytułu ewentualnej nadpłaty.

Największym minusem tego rozwiązania jest konieczność wliczenia ryczałtu za media do ceny najmu, co może negatywnie wpłynąć na atrakcyjność ogłoszenia. Istnieje też ryzyko częstej zmiany stawek dostawców – szczególnie w obecnych czasach wysokiej inflacji. Każda zmiana stawki pobieranej od najemcy wymaga sporządzenia aneksu do umowy, co może być uciążliwe dla wszystkich właścicieli, którzy na co dzień nie przebywają w tym samym mieście.

Jak rozliczyć poszczególne media po wynajmie

A co w przypadku, w którym rozwiązujemy umowę najmu i chcemy rozliczyć się z dotychczasowym najemcą? Głowa do góry – to nic trudnego. Wystarczy po prostu podążać za ustaleniami z umowy najmu.

Największy problem na tym gruncie mają osoby, które posługiwały się źle skonstruowaną umowę lub, co gorsze, wynajmowały mieszkanie bez umowy.

Podstawą dochodzenia jakichkolwiek roszczeń od najemcy jest sporządzenie dokładnego spisu należności.

Jak rozliczyć prąd po wynajmie

Rozliczenie prądu po wynajmie odbywa się na podstawie wskazań licznika oraz rachunków, wystawionych przez dostawcę. Dobrą praktyką jest spisanie stanu wszystkich liczników już w momencie podpisywania umowy z najemcą.

Po zakończeniu umowy najmu sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, który dokładnie wskazuje licznikowe zużycie energii elektrycznej. Na podstawie tego wskaźnika określa się wysokość opłat do uregulowania. Jeżeli najemca odmówi zapłaty – kwotę zobowiązania można zgodnie z prawem potrącić z kaucji.

Jak rozliczyć wodę po wynajmie

To samo robimy w przypadku rozliczenia wody po zakończeniu najmu. Spisujemy wartość licznika w momencie wynajmowania mieszkania (można ją wpisać do umowy) oraz w momencie opuszczenia lokalu przez najemcę.

Wszystkie ewentualne niedopłaty mogą zostać pokryte bezpośrednio przez najemcę lub, analogicznie do rozliczenia energii, zostać odliczone z kaucji.

Rozliczenie pozostałych mediów po zakończeniu najmu

A co z zaległymi rachunkami za gaz, telefon, internet lub telewizję?

Co do zasady stosujemy tu te same sposoby rozliczenia, co w przypadku wody lub energii elektrycznej. Istotne jest tu szczególnie to, aby dysponować danymi, które umożliwią rzetelne wyliczenie należności najemcy. Co ważne – najemca odpowiada za wykorzystanie mediów tylko w okresie, w którym faktycznie korzystał z nieruchomości. Może to prowadzić do nieporozumień i trudności w obliczeniach, gdy zakończenie umowy przypada np. na połowę miesiąca (lub innego okresu rozliczeniowego).

Jeżeli media są zapisane na najemcę, nie ma tu żadnego problemu. Ich rozliczenie to sprawa pomiędzy nim, a dostawcą. Gorzej wygląda sytuacja, gdy to wynajmujący samodzielnie dokonuje wszelkich opłat i mamy do czynienia z niepełnym okresem rozliczeniowym. Pamiętaj, że w takim wypadku przysługuje Ci prawo do wystąpienia do firmy dostarczającej wybrane medium z prośbą o wystawienie rachunku za stan na wybrany dzień. Taki dokument może stanowić podstawę do rozliczeń po zakończeniu najmu.

Chcesz sprzedać swój dom lub mieszkanie? Sprawdź jak uniknąć podatku od sprzedaży nieruchomości.

Przeczytaj też: