Czasmi zdarza się, że w wystawionej fakturze pojawiają się błędy. Dokument księgowy zawiera nieprawidłową treść, nazwę odbiorcy towaru albo usługi, a nawet nieprawidłową kwotę. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak działa faktura korygująca? Jak wygląda taki dokument i jakie skutki prawne powoduje? Dowiesz się z tego artykułu.
Co to jest faktura korygująca
W wystawionej przez Ciebie fakturze pojawił się błąd? Głowa do góry! To jeszcze nie koniec świata.
Pamiętaj, że każda faktura może zostać skorygowana.
Jednak wstrzymaj się przed „ręcznym” korygowaniem już istniejącej faktury. Wszelkiego rodzaju skreślenia, dopiski lub poprawki są tutaj całkowicie niedopuszczane.
Błędów pozbywamy się z wykorzystaniem nowego dokumentu – czyli tzw. faktury korygującej.
Faktura korygująca – to oddzielny dokument księgowy, chociaż dotyczy już istniejącego dokumentu. Jej podstawowym celem jest przywrócenie porządku w dokumentach, tak aby prawidłowo oddawały stan faktyczny wszystkich czynności gospodarczych podejmowanych w przedsiębiorstwie. Fakturę korygującą wystawia się w co najmniej 2 egzemplarzach, a jej kopię należy dostarczyć też drugiej stronie transakcji. Dokument ten ma taką samą moc i skutki prawne jak zwykła faktura.
Podstawą prawną do wystawienia faktury korygującej jest art. 106 j ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług.
Kiedy wystawiamy fakturę korygującą
Pomyłki pisarskie podczas samodzielnego wystawiania faktury w programach do edycji tekstu lub danych – to nie jedyna sytuacja, w której trzeba skorzystać z faktury korygującej. Podstawą do wystawienia takiego dokumentu jest każda zmiana stanu faktycznego, dotyczącego transakcji już po wystawieniu podstawowej faktury.
Na rynku możemy spotkać się np. z sytuacja zwrotu już opodatkowanej zaliczki lub przedpłaty. Niektóre branże zmagają się też z bardzo szybkimi zmianami cen surowców i podzespołów. Wówczas powodem wystawienia faktury korygującej może być np. podwyższenie (lub obniżenie) ceny.
Fakturę korygującą wystawiamy w sytuacji:
- błędnego wpisania danych w podstawowej fakturze (pomyłka w cenie, stawce lub kwocie),
- zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania,
- w sytuacji zwrotu towarów,
- w sytuacji udzielenia rabatu (po fakcie wystawienia podstawowej faktury),
- w sytuacji podwyższenia ceny.
Podstawowa zasada jest prosta – fakturą korygującą posługujemy się w celu przywrócenia sytuacji, w której dokumenty księgowe firmy w 100% odpowiadają zdarzeniom gospodarczym mającym miejsce w rzeczywistości.
Masz problemy z terminowym uzyskiwaniem płatności od kontrahentów? Sprawdź, co to jest faktura proforma.
Termin wystawienia faktury korygującej
Aktualnie obowiązujące przepisy nie precyzują dokładnego terminu w jakim należy wystawić fakturę korygującą. Jednak praktyka wskazuje nam, że najbardziej odpowiednim momentem będzie chwila, w której zostały stwierdzone nieprawidłowości. Pamiętaj, że utrzymywanie porządku w dokumentach księgowych pozwala uniknąć mnóstwa nieprzyjemności ze strony Urzędu Skarbowego.
Co powinna zawierać faktura korygująca
Treść faktury korygującej została sprecyzowana w art. 106j ust. 2 oraz 106e ust 1 pkt 1-6 Ustawy o podatku od towarów i usług.
Faktura korygująca powinna zawierać:
- numer oraz datę wystawienia,
- dane zawarte w podstawowej fakturze,
- numer identyfikacyjny w Krajowym Systemie e-Faktur,
- imiona i nazwiska oraz adresy nabywcy i sprzedawcy,
- numery NIP (jeśli występują),
- oznaczenie towaru lub usługi objętej korektą,
- prawidłowa treść korygowanych pozycji (np. podatku należnego, ceny itd.)
Ponadto faktura korygująca powinna zostać zatytułowana jako „faktura korygująca” lub „korekta”. Można też umieścić na niej przyczynę wprowadzenie korekty, dzięki czemu będziemy dokładnie pamiętali, dlaczego podjęliśmy taką czynność.
Faktura korygująca a potwierdzenie odbioru
Jak już wiesz – faktury korygujące wystawiamy co najmniej w 2 egzemplarzach. Jeden z egzemplarzy powinien trafić do drugiej strony transakcji. Do końca 2020 konieczne było uzyskanie potwierdzenia (np. dokument potwierdzający nadanie listu poleconego).
Od 2021 roku można korzystać z pakietu usprawnień, wprowadzonych w ramach tzw. Slim VAT. W tym wypadku musimy tylko udokumentować ustalenie z nabywcą warunków wystawienia faktury korygującej (np. korespondencja handlowa).
Występują też wyjątki, w których podatnik w ogóle nie musi posiadać dodatkowej dokumentacji, która potwierdza odbiór faktury korygującej. Znajdziemy jest w art. 29a ust. 15 Ustawy o podatku od towarów i usług.
Dokumentacji dot. potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie stosuje się:
- w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów,
-
w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
-
w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
Robisz porządek w dokumentach swojej firmy? Sprawdź, ile jest czasu na wystawienie faktury.