Ile jest czasu na wystawienie faktury
Ile jest czasu na wystawienie faktury

Ile jest czasu na wystawienie faktury

Aktualizacja: 9 lutego 2024

Faktura to dokument księgowy, który potwierdza wszystkie zdarzenia gospodarcze w przedsiębiorstwie. Co istotne – wystawienie standardowej faktury rodzi obowiązek podatkowy. W dzisiejszych czasach możemy wystawiać zarówno faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne. Ile jest czasu na wystawienie faktury po dokonaniu transakcji? Gdzie znajdziemy regulacje prawne, omawiające terminy wystawienia faktury? Co zrobić w przypadku spóźnienia? Dowiesz się z tego artykułu.

Obraz przedstawiający, ile jest czasu na wystawienie faktury.

Kiedy należy wystawić fakturę

Moment wystawienia faktury jest bezpośrednio związany z faktem dokonania sprzedaży towaru lub usługi. Podstawą prawną jest w tym wypadku art. 106i Ustawy o podatku od towarów i usług.

Art. 106i. 1. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano
usługę, z zastrzeżeniem ust. 2‒9.

Na podstawie przepisów ustawy mamy zatem obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż do 15. dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że w najgorszym razie (sprzedaż 30 lub 31 dnia miesiąca) mamy aż 15 dni na uzupełnienie braków w dokumentach księgowych.

Jeżeli w ciągu miesiąca wykonaliśmy kilka usług lub dostaw towaru dla jednego kontrahenta – wystawiamy jedną fakturę zbiorczą.

A co z zastrzeżeniami, o których wspomina przepis?

Pierwszy wyjątek odnosi się do sytuacji w której otrzymano całość lub część zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Wówczas termin wystawienia faktury liczymy od momentu otrzymania pieniędzy, a nie od momentu wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

Kolejne zastrzeżenia, o których mowa w ustawie, odnoszą się do sytuacji:

  • w której fakturę należy wystawić do dnia upływu terminu płatności (przepis odnosi się m.in. do regularnych opłat za media np. dostaw energii elektrycznej),
  • w której fakturę należy wystawić do 30 dni od dnia realizacji usługi (dotyczy usług budowlanych oraz budowlano-montażowych),
  • w której fakturę należy wystawić do 60 dni od dnia wydania towaru (dotyczy m.in. dostaw książek w postaci fizycznej),
  • w której fakturę należy wystawić do 90 dni od dnia realizacji czynności (dotyczy m.in. drukowania książek).

Jak widzisz – ustawa o VAT jest szalenie skomplikowana i zakłada mnóstwo wyjątków. Pamiętaj, aby przed podjęciem ostatecznej decyzji, kiedy należy wystawić fakturę VAT w Twoim przypadku, skonsultować się z profesjonalnym księgowym lub doradcą podatkowym. To najskuteczniejszy sposób na uniknięcie kar w razie kontroli z Urzędu Skarbowego.

Pamiętaj też, że wystawienie standardowej faktury rodzi skutki podatkowe. Oznacza to, że od czynności, która jest przedmiotem faktury będziesz musiał zapłacić podatek i to bez względu na to, czy kontrahent opłaci zamówienie w terminie. To dlatego większość przedsiębiorców, którzy nie są pewni, czy transakcja faktycznie dojdzie do skutku, wykorzystuje fakturę proforma.

Najwcześniejszy termin wystawienia faktury

Wiesz już, jaki jest najpóźniejszy termin wystawienia faktury. A co sytuacją odwrotną? Czy wystawienie faktury VAT przed realizacją usługi lub dostawy towarów jest zgodne z przepisami?

Owszem – możesz wystawić fakturę „z góry”. Ustawa określa, że fakturę możemy wystawić 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Utrzymywanie porządku w dokumentach księgowych umożliwia sprawne funkcjonowanie firmy. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poradniku płynność finansowa przedsiębiorstwa.

Co powinna zawierać faktura

Jeżeli nie są to Twoje pierwsze kroki w biznesie, na pewno wiesz już, że faktury mają różny wygląd. Czasami jest to proste zestawienie, na którym znajdziemy wyłącznie cyfry oraz litery, czasami znajdzie się tam również logo oraz inne elementy graficzne, wykorzystywane przez wystawcę.

W rzeczywistości treść faktury jest jasno uregulowana przez prawo.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać m.in.:

  • dane sprzedawcy i nabywcy (w tym personalia i adresy),
  • datę wystawienia,
  • numer porządkowy,
  • numer NIP,
  • datę dostarczenia towaru lub wykonania usługi,
  • oznaczenia nazwy towaru oraz usługi
  • cenę jednostkową oraz zbiorczą,
  • datę oraz formę zapłaty,
  • kwoty obniżek, rabatów i upustów,
  • stawkę podatku,

Twoja faktura zaginęła lub została zniszczona? Sprawdź, jak wystawić duplikat faktury.

Przeczytaj też: