Jeżeli nie jest to Twój pierwszy kontakt z przedsiębiorczością, na pewno wiesz już, że w polskim systemie gospodarczym funkcjonują najróżniejsze dokumenty księgowe i finansowe. Niektóre z nich są odgórnie regulowane przez prawo i ich wystawianie jest obowiązkowe, niektóre pełnią tylko funkcje wewnętrze lub uzupełniające. Rodzaj dokumentów, którymi posługuje się firma zależy przede wszystkim od jej konstrukcji prawnej (np. wybranego rodzaju opodatkowania). Najwięcej firm wystawia rachunki oraz właśnie faktury. Na niektórych z nich znajdziesz też dopisek „pro forma”. Co oznacza taki dokument i jak go rozumieć? Kiedy należy wystawić fakturę proformę, a kiedy nie zawracać sobie tym głowy? Dowiesz się z tego artykułu.
Co to jest faktura proforma
Faktura proforma – to pisemna zapowiedź właściwej faktury. W przeciwieństwie do „pełnoprawnych” dokumentów księgowych, mamy tu jednak do czynienia z dużo większą dowolnością, brakiem konieczności zapłaty jakichkolwiek podatków oraz relatywnie wysokim prawdopodobieństwem, że opisywana w niej transakcja w ogóle nie dojdzie do skutku.
Faktura proforma wygląda niemalże tak samo, jak każda inna faktura. Większość przedsiębiorców wykorzystuje nawet tę samą szatę graficzną dokumentu, co przy zwykłych fakturach.
W proformie znajdziemy również bardzo podobne dane, czyli np. oznaczenie produktu lub usługi, oznaczenie terminu płatności, oznaczenie stron transakcji.
Zwróć jednak uwagę, że na dokumencie zamiast popularnego numeru (lub innego znaku porządkowego) widnieje napis „proforma„. Faktura proforma może zostać wystawiona tylko przed otrzymaniem zapłaty lub zaliczki. Wystawianie dokumentów tego typu jest całkowicie dobrowolne i mogą one przybierać zarówno postać papierową, jak i elektroniczną.
W jakim celu wystawia się fakturę pro formę
Na rynku spotkasz mnóstwo podmiotów, które posługują się proformą. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że taki dokument uwiarygadnia sprzedającego w oczach klienta, a jednocześnie nie rodzi żadnych skutków prawnych. Nieopłaconej proformy nie trzeba nigdzie zgłaszać, nie trzeba jej korygować, nie trzeba odprowadzać podatków.
Wystawienie faktury proforma umożliwia przedsiębiorcy:
- poinformowanie potencjalnego klienta o kosztach produktu/usługi,
- poinformowanie o terminie płatności,
- poinformowanie o konstrukcji właściwej faktury,
- udostępnienie pełnych danych firmy.
Wielu przedsiębiorców posługuje się proformami w celu utrzymania porządku w dokumentach księgowych. Gdy zdarzy się sytuacja, w której potencjalny klient się rozmyśli – proforma pozostanie po prostu nieopłacona i nie trzeba nic więcej robić. Dopiero w momencie opłacenia proformy mamy do czynienia z zawarciem umowy oraz obowiązkiem wykonania usługi lub wydania towaru.
Głównym celem proformy jest dokładniejsze przedstawienie oferty. Dzięki niej potencjalny klient dowie się, jak będzie wyglądał ostateczny dokument, pozna dokładne dane sprzedającego, oznaczenie zamówionych towarów i usług, a także ostateczne koszty zawieranej umowy. Dane zawarte w proformie umożliwiają też potencjalnym nabywcom dokonania sprawdzeń kontrahenta w dostępnych bazach i rejestrach (np. CEIDG, rejestry dłużników, opinie publikowane w internecie).
Dokument pełni więc funkcję informacyjną i marketingową (pomaga zdobyć zaufanie potencjalnego klienta).
Prowadzisz biznes? Sprawdź, ile możesz zaoszczędzić wybierając najlepsze konto firmowe.
Jak działa faktura proforma
Jak działa taki dokument? Wystawienie proformy nie rodzi żadnych obowiązków prawnych. Dopiero opłacona proforma skutkuje zawarciem umowy kupna/sprzedaży pomiędzy stronami oraz zaakceptowaniem przedstawionej w niej oferty.
Osoba wystawiająca proformę nie musi odprowadzać podatku VAT do urzędu skarbowego i wykazywać jej jako swojego przychodu. Z kolei kupujący nie może odliczyć od proformy podatku VAT ani uznać jej za koszt funkcjonowania firmy. Proforma nie stanowi też dowodu transakcji i nie rodzi żadnych roszczeń wobec jej odbiorcy.
Warto przy tym podkreślić, że proforma w żaden sposób nie zastępuje tradycyjnej faktury. Podatnik, po opłaceniu proformy jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury na zasadach określonych przepisami (czyli do 15 dnia kolejnego miesiąca).
Faktura proforma może obejmować pełną kwotę zamówienia, albo jego fragment (np. w formie zaliczki).
Co powinna zawierać pro forma
Faktura proforma powinna zawierać:
- tytuł (z wyraźną adnotacją „proforma”)
- numer
- datę
- oznaczenie stron (sprzedawca/nabywca),
- oznaczenie przedmiotu transakcji (nazwa towaru/usług),
- cenę (jednostkową oraz za całość),
- wartość netto,
- wartość brutto,
- wysokość podatku VAT.
W fakturze proforma należy również jasno wskazać termin płatności oraz jej formę (np. płatność gotówką, przelewem). W przypadku płatności wykonywanych przelewem bankowym dobrą praktyką jest też umieszczenie w treści faktury numeru rachunku, na który mają zostać przekazane pieniądze.
Chcesz lepiej poznać sposoby funkcjonowania przedsiębiorstw? Sprawdź, co oznaczają skróty CEO CFO CSO.
Skutki wystawienia faktury pro forma
Nie istnieją żadne regulacje prawne, określające wygląd proformy. Jednak mając na uwadze jej cel, wygląd powinien w jak największym stopniu przypominać dokument, który wystawisz klientowi po dokonaniu transakcji.
Faktur proforma nie trzeba wykazywać w ewidencji księgowej. Nie wpisujemy jej do ksiąg, nie mamy też obowiązku zapłaty wskazanego podatku VAT. To samo dotyczy nabywcy. Nie może on zaksięgować proformy jako swojego kosztu lub odliczyć wskazanego w niej podatku (dlatego nawet po opłaceniu proformy konieczne jest wystawienie właściwej faktury).
Proforma nie stanowi dowodu wykonania usługi lub wydania towaru. Klient może, ale nie musi, jej opłacać. Na podstawie otrzymanej proformy może też przekonać się, czy akceptuje jej treść i podjąć ewentualne negocjacje z podmiotem wystawiającym.
Funkcjonowanie faktury proforma nie jest uregulowane żadnymi przepisami prawa. To uzupełnienie funkcjonującego w Polsce systemu gospodarczego. Wielu przedsiębiorców traktuje proformy w kategorii załącznika do wysyłanej oferty.
Dzięki niej potencjalny klient otrzymuje wszystkie niezbędne informacje o planowanej transakcji i łatwiej mu wyobrazić sobie jej przebieg. Czasami wykorzystuje się ją do przypomnienia o terminie zapłaty lub jako wezwanie do zapłaty.
Nie ma żadnych jednoznacznych wskazań, kiedy należy wystawić proformę, a kiedy nie. Warto przy tym podkreślić, że właściwą formą dokumentu po otrzymaniu zaliczki lub właściwej zapłaty od klienta jest pełnoprawna faktura VAT.
Porządkujesz swoje sprawy podatkowe? Sprawdź, jak uniknąć płacenia podatku od sprzedaży nieruchomości.