Nazwą „monit” określamy najczęściej powiadomienie, w którym wierzyciel przypomina dłużnikowi o konieczności dokonania płatności. Przypomnienia oraz wiadomości ponaglające do dokonania zapłaty mogą przybierać najróżniejszą formę. Jak napisać skuteczny monit? Co zrobić w przypadku otrzymania monitu? Jak często można przypominać dłużnikowi o konieczności dokonania zapłaty i czy można go obciążyć opłatą za monit? Szczegóły znajdziesz poniżej.
Co to jest monit
Nazwą monit określamy pismo lub inną formę wezwania, przypominającą o konieczności wykonania określonej czynności. Mamy z nią do czynienia przede wszystkim na rynku finansowym, w którym monit dotyczy ponaglenia dłużnika do spłaty zobowiązania, ale nie tylko. Monity stosujemy też w trakcie wielu innych czynności urzędowych lub prawnych.
W tym artykule skupimy się na monitach wysyłanych przez wierzyciela dłużnikowi.
Monit – to jedna z form windykacji miękkiej. Polega na przypomnieniu dłużnikowi o konieczności uregulowania zobowiązania i informuje go o konsekwencjach braku spłaty (np. o możliwości skierowania sprawy do właściwego miejscowo sądu).
Wbrew pozorom – sytuacja, w której z różnych przyczyn przedsiębiorca ma do czynienia z opóźnieniami płatności zdarza się w praktyce dość często i nie zawsze wynika ze złej woli płatnika. Regularnie zdarza się na tym gruncie zwykłe zapominalstwo, niedbałość lub bałagan w dokumentach. Z kolei każde nieuregulowane zobowiązanie wpływa negatywnie na płynność finansową przedsiębiorstwa.
To dlatego w pierwszej kolejności stosujemy czynności z zakresu windykacji miękkiej – czyli przypominania o konieczności dokonania zapłaty, jednak na razie bez podejmowania dalszych kroków prawnych. Warto tu podkreślić, że podstawową zaletą windykacji miękkiej są niskie koszty i wysoka szansa na sukces (gdy dłużnik ma możliwość i wolę spłaty zobowiązania).
Co istotne – nie są to czynności obowiązkowe. Wierzyciel nie musi przypominać dłużnikowi o konieczności dokonania spłaty. Dlatego jeżeli podejrzewasz, że wysłanie monitu nie przyniesie zamierzonych skutków, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś bezpośrednio po przekroczeniu terminu płatności sprzedał dług lub skierował sprawę do sądu w celu wykonania przymusowej egzekucji.
W jakiej formie może być wysłany monit
Monit może mieć formę:
- tradycyjnego dokumentu (wysłanego listem poleconym),
- wiadomości elektronicznej,
- wiadomości sms,
- wiadomości ustnej (np. przekazanej telefonicznie przez pracownika działu windykacji).
Wybór formy monitu to wewnętrzna sprawa każdego przedsiębiorstwa. Nie istnieją na tym gruncie żadne regulacje prawne. Największe znaczenie mają tutaj koszty wysłania wiadomości oraz ocena skuteczności.
Co do kosztów – wysłanie listu poleconego jest najdroższym i najbardziej skomplikowanym rozwiązaniem, szczególnie gdy mamy do czynienia z sytuacją konieczności wysłania setek, a czasami nawet tysięcy wiadomości miesięcznie (szczegóły znajdziesz w naszym poradniku nadanie listu poleconego). To dlatego część przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z wiadomości poczty elektronicznej lub sms.
Z kolei ocena skuteczności polega na przeanalizowaniu, która forma monitów wysyłana do tej pory pozwoliła na odzyskanie największej ilości pieniędzy. Tak naprawdę nie ma tu innej drogi, niż testy wewnątrz przedsiębiorstwa. Może się okazać, że w jednej branży najlepiej sprawdzają się wiadomości sms, a w innej listy polecone.
Kiedy wysyła się monit
Z wysyłaniem monitów mamy najczęściej do czynienia w terminie od 7 dni do daty płatności do 30 dni po przekroczeniu tej daty.
Nie ma żadnych odgórnych regulacji co do terminu wysyłania monitu. Przyjmuje się, że przypomnienie o konieczności spłaty nie powinno trafić do adresata wcześniej, niż na 7 dni przed terminem płatności. W praktyce najwięcej firm decyduje się na wysyłanie monitu w dniu upływu terminu płatności lub bezpośrednio po nim.
Pamiętaj, że może upłynąć nieco czasu, zanim dłużnik odbierze Twoją wiadomość (szczególnie, gdy zdecydujesz się na monit w formie listu poleconego). Zwróć też uwagę, że sporo osób dokonuje płatności zobowiązań w ostatniej chwili. Gdy termin płatności wypadnie np. w piątek, zwykły przelew może zostać zaksięgowany na Twoim koncie dopiero w poniedziałek. Dlatego z wysyłaniem monitów nie należy się spieszyć.
Z kolei w sytuacji, w której opóźnienie płatności wynosi więcej niż 30 dni, nie stosujemy już monitów, a przedsądowe wezwanie do zapłaty.
Kto pokrywa koszty monitu
Proces tworzenia i wysyłania monitu generuje dla przedsiębiorstwa dodatkowe koszty. Koszty te równie często pokrywa dłużnik, co wierzyciel. Dlaczego tak się dzieje?
Teoretycznie kosztami przypomnienia o konieczności dokonania spłaty powinien zostać obciążony dłużnik. Jednak cała procedura musi zostać jasno określona w umowie, której dotyczy zobowiązanie (np. umowie pożyczki). A w praktyce wiele umów, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, w ogóle nie odnosi się do tego aspektu.
Ponadto istnieje szereg regulacji prawnych, dotyczących nakładania na konsumenta dodatkowych kosztów (np. ustawa antylichwiarska) i nałożenie na dłużnika dodatkowej opłaty za monit będzie po prostu niemożliwe (lub ograniczone do określonej kwoty).
Istotny jest również termin wysyłania monitu. Trudno domagać się od potencjalnego dłużnika pokrycia kosztów przypomnienia wysłanego jeszcze przed upływem terminu płatności. Tak czy inaczej – wielu przedsiębiorców nie ma nic przeciwko pokrywaniu kosztu monitów ze swojej kieszeni. W skali makro taka inwestycja prawie zawsze się opłaca, szczególnie, gdy weźmiemy pod uwagę relatywnie niski koszt wysyłania wiadomości elektronicznych lub wykonywania telefonów przypominających o upływie terminu płatności.
Jak napisać monit
Stworzenie monitu to nic trudnego. Również tutaj nie ma żadnych regulacji prawnych, co do formy oraz treści wysyłanego przypomnienia. Istnieje jednak kilka dobrych praktyk, które pomogą Ci osiągnąć sukces.
Monit powinien zawierać:
- miejsce i datę sporządzenia pisma (prawy górny róg pisma),
- dane nadawcy (lewa strona pisma pod datą),
- dane adresata (prawa strona pisma pod datą),
- nagłówek (tytuł pisma np. „przypomnienie o konieczności zapłaty”)
- informacja z jakiego tytułu powstało zadłużenie (numer faktury, umowy kredytowej itd.),
- informacja o wysokości zadłużenia,
- informacja o sposobie dokonania płatności (np. podanie numeru rachunku do przelewu),
- informacja o konsekwencjach w przypadku braku spłaty,
- podpis upoważnionej osoby.
Siłą rzeczy monit wysyłany za pośrednictwem wiadomości e-mail lub sms będzie wyglądał nieco inaczej. Pamiętaj, że pismo przypominające o konieczności dokonania spłaty możesz np. stworzyć w formacie .pdf i dołączyć do tworzonej wiadomości. W przypadku sms warto ograniczyć się do kilku kluczowych zdań. To samo dotyczy rozmowy telefonicznej, która powinna być krótka, rzeczowa i konkretna.
Potwierdzenie nadania wiadomości (zwrotnie potwierdzenie odbioru listu poleconego) warto zachować na przyszłość. Dzięki temu będziemy mogli łatwiej udowodnić w sądzie, że wykorzystaliśmy wszystkie możliwości polubownego załatwienia sprawy i należy przeprowadzić komorniczą egzekucję naszych należności.
Monit a inne wezwania do zapłaty
W procesie windykacji długów występuje co najmniej kilka rodzajów pism i wezwań, które stosujemy w zależności od zachowania adresata. Monit jest tylko pierwszym krokiem, który ma na celu przypomnienie o konieczności uregulowania należności.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Gdy monit nie przynosi skutku – kolejnym krokiem jest sporządzenie przedsądowego wezwania do zapłaty. Takie pismo możesz sporządzić samodzielnie lub z pomocą profesjonalnego radcy prawnego. W odróżnieniu do monitu, przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zostać nadane wyłącznie w formie listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Ponadto informujemy w nim dłużnika o planowanych dalszych czynnościach prawnych w przypadku dalszego zwlekania z zapłatą (np. wpisanie go do rejestru dłużników, skierowanie pozwu o zapłatę należności do sądu).
Ostateczne wezwanie do zapłaty
To kolejny rodzaj pisma, który jest wysyłany w przypadku braku spłaty należności. To ostatni krok przed skierowaniem sprawy do sądu. Warto przy tym podkreślić, że udokumentowane pisma wzywające do zapłaty mogą stanowić dowód w postępowaniu przed sądem. Sąd po zbadaniu sprawy wyda tytuł egzekucyjny, z którym możemy udać się do komornika, który przeprowadzi egzekucję z majątku dłużnika.
Z tego artykułu dowiesz się dokładnie, jak wyglądają potrącenia komornicze.
Otrzymałem monit co robić
Co najlepiej zrobić w sytuacji, w której otrzymałeś monit? Podstawowa zasada jest prosta – nie należy unikać kontaktu ze swoim wierzycielem. Istnieje mnóstwo rozwiązań tej sytuacji, nawet w przypadku, gdy aktualnie nie dysponujesz gotówką na spłatę zobowiązania (można wymienić tu chociażby prolongowanie terminu płatności lub refinansowanie pożyczki).
Gdy mamy do czynienia z prywatnym zadłużeniem (np. opłatami za media, pożyczki itd.) – najlepiej jak najszybciej się go pozbyć. Z tych poradników dowiesz się jak spłacić chwilówki oraz jak szybko zdobyć pieniądze.
Kwestia zadłużeń przedsiębiorstw oraz zatorów płatniczych to z kolei temat rzeka. W wielu branżach rolowanie długów i opóźnianie płatności to całkowicie świadome działanie i w tym wypadku odzyskanie pieniędzy może być zdecydowanie trudniejsze. Monity są ignorowane i płatność następuje dopiero w ostateczności, tuż przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego. Na szczęście w takiej sytuacji możemy liczyć na odsetki, chociaż każdy przedsiębiorca musi podjąć indywidualną decyzję, czy chce dalej współpracować z takim kontrahentem.
Masz problemy z przeterminowanym zadłużeniem? Sprawdź, jak napisać pismo do komornika.